Datenschutz bei Online-Bewerbung
1. Zweck und Form der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten in unserem Online-Bewerbungssystem zu dem Zweck, eine
effektive und korrekte Abwicklung des Bewerbungsverfahrens sicherzustellen. Dies gilt auch für im Laufe des
Bewerbungsverfahrens hinzukommende Daten, z.B. aus Rückfragen und nachträglich eingereichten Unterlagen. In dem
Online-Bewerbungsverfahren werden Daten erfragt, die für die Onlinebewerbung erforderlich sind. Die dafür
vorgesehenen Felder sind als “Muss-Felder” gekennzeichnet. Darüber hinaus können in “Kann-Feldern” weitere
freiwillige Angaben gemacht werden.
Zu den relevanten personenbezogenen Daten gehören:
- Stammdaten (z.B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit,
Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitsgenehmigung, Schwerbehinderung, private Kontaktdaten, Familienstand, Fotos,
Sprachkenntnisse, etc.). - Bewerbungsdaten (z.B. Anschreiben und Lebenslauf, Referenzen, Zeugnisse, Bescheinigungen, etc.).
- Angaben zum Familienstand (z.B. Ehe, eingetragene Lebenspartnerschaft, Kinder).
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Ihr Bewerbungsprofil als Initiativbewerbung freizugeben.
Dies bedeutet, dass Ihr Bewerbungsprofil dann unabhängig von einer Bewerbung für Stellen, auf die Ihr
Bewerbungsprofil passt, berücksichtigt werden kann. Wir würden Sie in dem Fall unverbindlich kontaktieren.
Ihre Daten werden durch ein geeignetes Verfahren verschlüsselt übertragen.
2. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur
Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Basis des § 26 Abs. 1 Satz 1
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Machen Sie freiwillige Angaben („Kann-Felder“), verarbeiten wir diese auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine
Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten
Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr
von Ansprüchen.
3. Wer verarbeitet meine Daten?
Ihre Bewerbung wird sowohl im Rahmen der Vorauswahl als auch des weiteren Auswahlprozesses nicht maschinell geprüft.
Die Bewerbung wird durch Mitarbeiter im Personalmanagement sowie durch Mitarbeiter/Führungskräfte im avisierten
Fachbereich unseres Unternehmens gesichtet und geprüft.
Dies gilt auch im Hinblick auf die Übereinstimmung eines Besetzungsbedarfs mit einem bestehenden Bewerbungsprofil,
sofern Sie dieses bei uns angelegt haben. Alle mit der Bearbeitung befassten Personen sind gesondert zur Verschwiegenheit
verpflichtet und behandeln Ihre Daten streng vertraulich. Ihre Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
4. Übermitteln wir Ihre Daten an Dritte?
Zum Betrieb des Bewerberportals der kohlpharma GmbH (Stellenbörse und Online-Bewerbung) bedienen wir uns der
Leistungen der P&I Personal & Informatik AG (Kreuzberger Ring 56, 65205 Wiesbaden) und der Microsoft Deutschland GmbH
(Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München). Sie sind sog. Auftragsverarbeiter und verarbeiten Ihre Daten deshalb ausschließlich
für uns und nach unserer Weisung.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet.
Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet.
Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten,
die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Ihre Daten geben wir nur an berechtigte Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe weiter. Eine Bewerbungsprüfung
findet nur für Stellen innerhalb der kohlpharma GmbH sowie ggf. der Kohl Pharmahandel GmbH bzw. der AVIE GmbH statt.
Für offene Positionen außerhalb der kohlpharma GmbH, aber innerhalb der Unternehmensgruppe, werden Sie gebeten,
sich dort zu bewerben.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, zu dem wir Ihre Daten erhalten haben, werden diese nach 180 Tagen
automatisch aus dem System gelöscht.
Falls Sie in den Talentpool aufgenommen werden, können Sie einer erweiterten Datenspeicherung von 12 Monaten zustimmen.
Hierfür erhalten Sie im Vorfeld eine E-Mail.
Sie können Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen und/oder Ihre Freigaben wiederrufen.
Dies wird im Bewerbungsprozess berücksichtigt.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus
dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
6. Bearbeitung und Aktualisierung Ihrer Daten
Sie können uns Änderungen Ihres Profils sowie den Wunsch nach Löschung jederzeit durch Zusendung einer Email
zukommen lassen. Nach der Löschung Ihres Accounts werden Ihre Daten anonymisiert und zu statistischen Zwecken verwendet.
Bitte beachten Sie, dass sich Änderungen Ihres Profils auf Ihre gesamten Bewerbungen auswirken.
Selbstverständlich können Sie Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber uns durch Zusendung
einer Email mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung
bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten unberührt. Bitte beachten Sie, dass auch im Falle eines Widerrufs
eine Verarbeitung Ihrer Daten auf einer gesetzlichen Grundlage nicht ausgeschlossen ist.
7. Weitergehende Informationen
Weitergehende Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten und Ansprechpartnern, erhalten Sie in
der Allgemeinen Datenschutzerklärung für Webseiten der kohlpharma GmbH (www.kohlpharma.com / www.gudd-unner.de).
8. Ansprechpartner bei Fragen oder Auskunftsersuchen
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für sämtliche datenschutzbezogenen Anliegen sowie
für die Ausübung Ihrer Rechte zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihre Eingaben an:
Datenschutzbeauftragter der kohlpharma GmbH
Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland (https://datenschutz.saarland.de).
Auf Wunsch erhalten Sie von uns diese Informationen auch schriftlich.
Bitte sprechen Sie uns hierzu einfach an.